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電話禮儀和應對技巧手冊
電話鈴聲響後,應立即接聽,並記得報上自己的稱謂電話鈴聲響三聲內接聽電話,話筒與口距離約五公分位置。
通常拿起話筒,先報出自己服務單位並加問候語,接聽時第一句話即說:「巨國您好!」。
這是非常重要的禮儀,也代表了單位形象。
如對方擬找的人不在,應婉言告知某人剛離開位置或出差請假,並詢問對方尊姓大名,是否需留話轉告等,絕對不可隨興答覆「他不在」,即掛斷電話。
如係對方撥錯電話,應親切告知「您可能是撥錯電話了!」若接聽電話人員知道單位分機號碼,亦可代為轉接,並加以說明,若轉接不過,請其重撥。
即使對方打錯電話也應親切告訴對方例如:「這裡是ΧΧ單位,您打錯電話囉!」語氣略帶親切有禮,會留給對方好印象。
若轉接電話有誤,且知是部內其他單位的業務時,應熱心幫忙轉接電話,並預先告知轉接之分機號碼,以免電話一轉再轉,易造成對方不耐煩,甚至到最後轉丟了,更造成對方的誤會,這點應多加留意。
耐心把話聽完,讓...
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