接電話也是一種學問,這些細節你注意了嗎? | 165反詐騙
2020年11月13日—因此談話語調、用語及處理方式都應合乎禮節,才能·電話鈴聲一響,立即拿起聽筒接聽·確認對方·◎先認明對方身分,如對方未主動講出身分時,可 ...
電話是縮短人與人之間距離的工具之一。由於電話溝通並不是直接面對面....因此談話語調、用語及處理方式都應合乎禮節,才能使電話確實成為處理公務及活絡人際關係的好工具。
(一)接聽電話
●電話鈴聲一響,立即拿起聽筒接聽
◎電話鈴響後,一般最好在五秒鐘之內(或不超過三次鈴響)即予接聽作答。
◎先報出單位名稱、自己的姓名,並說「您好」。如讓對方等待,應說「對不起,讓您久等」,再說「請講」,表示歡迎。
◎接聽電話,以長途電話為優先。
●確認對方
◎先認明對方身分,如對方未主動講出身分時,可請教尊姓大名。如係對方撥錯號,應婉言告知。
◎接到須轉接的電話時,應告訴對方:「我請○○先生(小姐)來聽,請稍候」。
◎如對方擬找接話的人不在,應婉告某人目前暫時不在,並請問需否留話轉告;不可粗率答復:「他不在」即將電話掛斷。
●洽談事務
◎記錄對方談話內容,再複述確認。
◎不打斷對方的話。
◎對方敘述時,要適時回應,表示正在傾聽。
◎接聽電話態度須誠懇、真摯,避免用「喂」、「唔」、「哼」等字句回答,代以「對」、「好」或「是」來表達並注意聽其陳述。
◎如未聽懂對方的意思,不要隨便作答。
◎如不同意時,應說明不能同意的理由。
◎接到責難或批評性的電話時,應委婉解說,並向其表示歉意或謝意,不可與發話人爭辯。
●結束通話
◎通話完畢,不忘說「再見」、「謝謝」,並等對方把電話掛斷後,再輕輕的掛斷電話。 ...
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